در اواسط اردیبهشت هر سال، اداره امور فرهنگی دانشگاه طی نامه‌ای خطاب به معاون فرهنگی دانشکده‌ها بازه‌ای را برای برگزاری انتخابات معین می‌کند. معاون فرهنگی دانشکده‌ها موظف‌اند تیمی برای برگزاری انتخابات تشکیل دهند. صلاحیت اعضای تیم برگزاری، توسط معاون فرهنگی دانشکده تایید می‌شود.

بعد از انتخاب تیم برگزاری، مراحل (ایده‌آل) برگزاری انتخابات به شرح زیر است:

1. ثبت نام کاندیدها در درگاه‌ها و روش‌های تعیین شده توسط تیم برگزاری انتخابات
2. ارسال لیست کاندیدها به اداره امور فرهنگی برای بررسی صلاحیت
3. اعلام نتایج بررسی صلاحیت کاندیدها از طرف اداره امور فرهنگی به معاون فرهنگی دانشکده یا تیم برگزاری انتخابات
4. اعلام ضوابط تبلیغات و تسهیلاتی که برای تبلیغات از طرف تیم برگزاری انتخابات به کاندیدها داده می‌شود
5. شروع مهلت تبلیغات کاندیدها
6. پایان مهلت تبلیغات کاندیدها
7. برگزاری انتخابات توسط تیم برگزاری انتخابات
8. شمارش آراء توسط تیم برگزاری انتخابات
9. انتشار نتایج شمارش آراء توسط تیم برگزاری انتخابات
10. ارسال نتایج شمارش آراء به معاون فرهنگی دانشکده و اداره امور فرهنگی دانشگاه توسط تیم برگزاری انتخابات
11. پایان کار تیم برگزاری انتخابات
12. انتقال کلید اتاق انجمن از اعضای قدیمی به اعضای جدید و غیر فعال شدن حساب‌های کاربری اعضای قدیمی و ایجاد حساب کاربری برای اعضای جدید در سامانه‌های همبند
13. پایان کار دوره قبلی همبند
14. برگزاری اولین جلسه دوره جدید همبند برای انتخاب دبیر
15. ارسال نام دبیر و اعضای دوره جدید همبند به اداره امور فرهنگی دانشگاه و شروع رسمی کار دوره جدید