در هر سال، حدودا در اواخر اردیبهشت و اوایل خرداد، انتخابات انجمن‌های علمی به صورت نیمه همزمان در سراسر دانشگاه برگزار می‌شود. مسئولیت برگزاری انتخابات انجمن علمی لزوما بر عهده دوره قبلی انجمن علمی نیست و هر گروهی از دانشجویان می‌تواند با تایید معاون دانشجویی دانشکده، آن را برگزار کند.
در اواسط اردیبهشت هر سال، اداره امور فرهنگی دانشگاه طی نامه‌ای خطاب به معاون فرهنگی دانشکده‌ها بازه‌ای را برای برگزاری انتخابات معین می‌کند. معاون فرهنگی دانشکده‌ها موظف‌اند تیمی برای برگزاری انتخابات تشکیل دهند. صلاحیت اعضای تیم برگزاری، توسط معاون فرهنگی دانشکده تایید می‌شود.
بعد از انتخاب تیم برگزاری، مراحل (ایده‌آل) برگزاری انتخابات به شرح زیر است: